Gibt es einen Wald, der wie der andere ist? Nein, und so ist es mit Veranstaltungen: Jede ist etwas ganz Spezielles und wird daher von Green Esprit maßgeschneidert entworfen und realisiert.
GMM managt Veranstaltungen, die
- informieren
- motivieren
- Entscheidungen fördern
- Beziehungen aufbauen bzw. pflegen.
Konferenzen, Kongresse, Tagungen, Symposien
Come-Together für Kunden/innen
Dialog-Runden
Geschäftsessen
Sponsoring-Dankes-Feiern
Betriebsfeste
Tag der offenen Tür
Seminare, Workshops
Round Table
Sommercamp
Vortrags-Reihen
Jubiläen
Netzwerk-Treffen
Wettbewerbe
Vorstandssitzungen
Ausstellungen
Unterstützungsaktionen
Kulturelle Feste
Incentivs
Auszeichnungen / Ehrungen
GMM – mit einem für jedes Projekt eigens zusammengestellten Team – begleitet die Veranstalter auf Wunsch im gesamten Prozess, von der ersten zündenden Vision bis zum Abbau und der Evaluation. Außer diesem All-in-One Angebot können folgende Elemente auch einzeln gebucht werden.
ZIELDEFINITION
Zieldefinition
Gemeinsam mit den KundenInnen schält GMM den Kern der Veranstaltung heraus: „Was wollen Sie mit der Veranstaltung bewirken? Was ist Ihre Botschaft? Welche Ziele haben Priorität? Wer sind die Ziel- und Dialoggruppen? Was sind Messkriterien für den Erfolg?“ Diese Anfangsinvestition bringt reiche Ernte, da in der Folge Ressourcen gezielt eingesetzt werden und die Veranstaltung die gewünschte Wirkung entfaltet.
KONZEPTION UND PLANUNG
Konzeption & Planung
Gelungene Veranstaltungen brauchen eine thematischen „roten Faden“, eine Strategie, die sich in allem zeigt, überall und immer spürbar ist – so wie das üppige Grün irische Landstriche prägt: In der Bekanntmachung der Veranstaltung, bei der Örtlichkeit, beim Entree, bei den Formaten (Vortrag u/o partizipative Formate wie Open Space, World Cafe), durch methodisch vielfältige ModeratorInnen, im Spannungsbogen des Ablaufs, sogar bei der Dekoration mit Key-Visuals sowie bei den leiblichen Genüssen des Buffets, beim Ausklingen sogar danach beim Dankesschreiben.
Das Konzept wird in konkrete Maßnahmen-, Kosten- und Zeitpläne gegossen. Dem voraus gehen ausgesuchte Anbotseinholungen und konsequente Lieferantenverhandlungen, damit die Auftraggeber/innen vom besten Preis-Leistungsverhältnis profitieren.
PUBLIC RELATIONS
Public Relations (PR)
Größere Veranstaltungen brauchen neben dem Einladungsmanagement eine fundierte Öffentlichkeitsarbeit – entweder um die Veranstaltung über den Teilnehmer/innen-Kreis hinaus bekannt zu machen oder um überhaupt Personen zum Besuch zu gewinnen. Diese PR und das Einladungsmanagement sind eng verwoben. Daher übersetzt Green Esprit die Strategie der Veranstaltung in die Kommunikation. Die Zielgruppen sollen davon angezogen werden wie die Bienen vom betörenden Duft der Teerose.
Parallel zur Umsetzung der Veranstaltung geht es nun an die Verwirklichung der konzipierten Kommunikationsmaßnahmen. GMM führt diesen operativen Teil auch auf Basis eines vom Kunden beigestellten Konzeptes aus:
- Falls nicht vorhanden: Entwicklung eines Corporate Designs für die Veranstaltung
- PR- und Werbematerialien(z.B. Folder, Website, Fahnen, Plakate): Textierung und
- Auswahl, Anbotseinholung, Briefing und Koordination der entsprechenden Lieferanten/innen (Grafik, Druck, Web-Designer etc.)
- Definition, Recherche und Kommunikation von/mit Multiplikatoren/innen und Netzwerken
- Identifikation thematisch verwandter Veranstaltungen mit Präsenzmöglichkeiten
- Klassische Medienarbeit in Print-Medien, Rundfundk und TV
- Zielgruppen-adäquate Bedienung der Social Media-Tools
- Cross Media-Kampagnen
- Testimonials
- Sponsoring
- etc.
Beispiele auf www.wortundbild.at, die Agentur die GMM vor Green Esprit betrieb.
REALISIERUNG
Realisierung
- Fixierung der Veranstaltungs-Formate und Inhalte
- Call for Papers
- Einladung, Briefing und Koordination der Referenten/innen und Ehrengäste
- Schaffung oder Optimierung des Adressmaterials über potentielle Teilnehmer/innen
- Einladung der anvisierten Teilnehmer/innen in mehreren Stufen
- Vorschlag, Verhandlung mit Betreibern von Veranstaltungsräumen oder Locations
- Suche und Briefing passender Moderatoren/innen (klassisch und für Graphic Recording)
- Drehbuch für den Ablauf
- Proben
- Auswahl und Schulung von Hostessen
- Anmeldungs-Procedere
- An/Abreise- und Transport-Logistik
- Unterkünfte
- Veranstaltungs-Technik
- Veranstaltungs-Dokumentation (Foto, Video)
- Sicherheitskräfte
- Garderobe
- Produktion und Verteilung der Veranstaltungs-Unterlagen (z.B. Tagungsmappen, Broschüren…)
- Gastgeschenke
- Behördliche Genehmigungen
- Haftungen & Versicherungen
- Dekoration & Raumausstattung
- Installierung des Leitsystems
- Sponsoren-Präsentation
- Verpflegung (Catering, Gastronomie)
- Begleit- bzw. Verstärkungsprogramm (Exkursionen, Unterhaltung, Kunst…)
- Rezeption
- Betreuung während der Veranstaltung
- Übersetzung und Dolmetscher/innen
- Kinderbetreuung
- Gewährung der Behindertentauglichkeit
- Reinigung
- Sicherstellung medizinischer Versorgung im Ernstfall
- Spezialwünsche der Klientel
Beispiele auf www.wortundbild.at, die Agentur die GMM vor Green Esprit betrieb.
ERFOLGS- UND WIRKUNGSMESSUNG
Erfolgs- und Wirkungsmessung(PR)
In der Natur setzt sich das Bessere nachhaltig durch. Daher empfiehlt GMM ihren AuftraggeberInnen, die Stärken und Schwächen einer Veranstaltung zu identifizieren. Dabei schöpft sie aus einem üppigen Evaluationsmethoden-Set, mit dem sie das passende Tool für die jeweilige Fragestellung findet: z.B. Ein „Summatives Design“, wenn eine Bewertung im Nachhinein gefragt ist – oder das „Formative Design“, wenn schon während des Prozesses steuernd eingegriffen werden soll.
„Ist das offene Format gut angekommen? Wie wirkt sich dieser Workshop auf die Arbeit des Gastes aus?“ Das können Fragestellungen sein, denen GMM bei der Evaluation nachgeht. Deren Ergebnisse sind der beste Nährboden für die Qualitäts-Entwicklung jeglicher Veranstaltung.
PROJEKTMANAGEMENT INKL. DER FINANZEN
Projektmanagement inkl. der Finanzen
Im Rahmen des Projektmanagements kann Green Esprit als Generalunternehmerin auch die Verwaltung der Veranstaltungs-Einnahmen und -Ausgaben übernehmen.
WAS ist ein „Green Meeting / Event“?
Das Österreichische Umweltzeichen „Green Meeting / Event“ (www.umweltzeichen.at) ist eine europaweit einzigartige und beispielgebende Zertifizierung.
Seit seiner Einführung im Jahr 2010 findet es regen Zuspruch: 2015 wurden in Österreich bereits 720 Green Meetings & Events durchgeführt.
Dieses Eco-Label gilt für einen bunten Reigen von Veranstaltungen (vom Seminar über das Betriebsfest und das Musikfestival bis zum Kongress) verschiedenster Größenordnungen: Von wenigen BesucherInnen bis zu 1.000enden (z.B. der Eurovision Song Contest 2015 in Wien).
Dieses Umweltzeichen verfolgt das Ziel, den ökologischen Fußabdruck einer Veranstaltung so gering und die gesellschaftliche Verantwortung so groß wie möglich zu halten.
VORTEILE für Umweltzeichen-Träger:
1. Ihre Dialoggruppen erleben unmittelbar, dass sie gesellschaftlich und ökologisch verantwortungsvoll sind – mit Zielen über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus.
2. Ihr Markt vergrößert sich, denn neue Zielgruppen werden auf sie aufmerksam.
3. Jeder Teilnehmer eines Green Meetings/Events ist ein Multiplikator ihrer fortschrittlichen Aktivitäten. Damit ersparen sie sich teure Broschüren, Inserate und Pressekonferenzen.
4. Sie generieren einen Wettbewerbsvorteil, denn sie heben sich innerhalb ihrer Branche ab.
5. Bei nachhaltigen Beschaffungsprozessen kommen sie eher als Lieferant in Frage.
6. Die Veranstaltungskosten können geringer ausfallen, da sie weniger Werbematerial produzieren, auf eine mengenmäßig punktgenaue Verpflegung bestehen und weniger Abfall erzeugen.
7. Eine „grüne“ Veranstaltung regt die Kreativität im Organisationsteam an und generiert innovative Veranstaltungs-Designs.
8. Sie erreichen anspruchsvolle High-Potentials, die nachhaltige ArbeitgeberInnen bevorzugen.
Agenturen, die sich die Kompetenz zur Ausrichtung einer Veranstaltung gemäß dem Umweltzeichen erwerben wollen, können von Green Esprit geschult werden.
Damit eine Veranstaltung ausgezeichnet werden kann, müssen Kriterien erfüllt sein. Der Kriterienkatalog (https://meetings.umweltzeichen.at) beinhaltet umweltfreundliche Maßnahmen sowie Aspekte der regionalen Wertschöpfung und sozialer Verantwortung in folgenden Bereichen:
1. Veranstaltungsstätte (Gebäude oder Freiraum bebaut oder Natur)
2. Beschaffung, Material- und Abfallmanagement (z.B. Abfallvermeidung beginnt bei der Beschaffung)
3. Veranstaltungstechnik (z.B. Energieeffizienz bei Licht & Ton)
4. Kommunikation
5. Soziale Aspekte
6. Mobilität und Klimaschutz (An- und Abreise der Gäste, Mobilität vor Ort)
7. Verpflegung durch Gastronomie oder Catering
8. Unterkünfte
Das „Ministerium für ein lebenswertes Österreich“ entwickelte, betreut, überprüft dieses Gütesiegel in Kooperation mit dem Verein für Konsumenteninformation. Die Unternehmensberatung „Green Esprit“ mit Dr. Gabriele Meßner-Mitteregger ist eine privatwirtschaftliche Lizenznehmerin und darf im Namen des Ministeriums Meeting & Events zertifizieren.
WIE wird Ihre Veranstaltung zu einem ausgezeichneten „grünen“ Ereignis?
Green Esprit bietet dazu folgende Dienstleistungen an:
– Prüfung auf Eignung Ihrer Veranstaltungen für ein „Green Meeting oder Event“
– Aufzeigen des Handlungsbedarfes
– Begleitung bzw. Beratung zur Erfüllung der Kriterien in dem von Ihnen benötigten Ausmaß
– Befüllen der Datenbank des Lebensministeriums mit Ihren Nachweisen
– Abnahme und Zertifizierung als „Green Meeting / Event“
Für die Ausrichtung eines Green Meetings / Events gibt es die ökofit-Förderung der Kärntner Landesregierung (www.energiebewusst.at), die bis zu € 2.240,- beträgt.
AGENTUREN, die mit der Ausrichtung einer Veranstaltung beauftragt sind, erhalten auf Anfrage ein Angebot für eine Schulung, die sie zum Zertifizieren von „Green Meetings / Meetings“ befähigt.
UNTERNEHMEN und ORGANISATIONEN, die selbst Veranstalter sind, können wählen zwischen einem All-in-one Angebot und Buchung einzelner Elemente:
KONZEPT
Konzept / Tauglichkeits-Check
Mit Green Esprit führen 2 Pfade zur „ausgezeichneten“ Veranstaltung:
A) Falls die Kundschaft bereits ein Konzept hat, dann führt Green Esprit zunächst einen Check durch, ob die Veranstaltung überhaupt Umweltzeichen-tauglich ist. Bei keiner oder geringer Übereinstimmung berät GMM, wie die Veranstaltung Umweltzeichen-kompatibel umgelegt werden kann. Dieser erste Schritt wird ebenfalls von ökofit gefördert.
B) Falls Green Esprit von Anfang an eingebunden ist, dann erstellt es ein Konzept, in dem die Ansprüche des Umweltzeichens und das Veranstaltungsziel schlüssig aufeinander abgestimmt sind.
ANALYSE
Analyse
GMM durchforstet fachkundig die Bausteine einer Veranstaltung anhand eines vorgegebenen Kriterienkatalogs nach umweltfreundlichen Maßnahmen sowie nach regionaler Wertschöpfung und sozialer Verantwortung:
- Die Veranstaltungsstätte
- Abfallvermeidung und -sammlung
- Energieeffizienz bei Beleuchtung & Wärme & Veranstaltungstechnik & Tagungsequipment
- Kommunikation, Druckwerke, Give Aways
- Reinigung
- Wasserverbrauch
- An- und Abreise der Gäste, Mobilität vor Ort
- Speisen & Getränke
- Unterkünfte
BERATUNG
Beratung
Wurde bei der Analyse ein Handlungsbedarf entdeckt, dann kann GMM mit ihrem Know-how die Veranstalter im individuellen Ausmaß unterstützen:
- von einfachen Tipps, Hinweisen und Kontakten
- bis zur Erstellung des Abfallwirtschaftskonzeptes der Veranstaltung
- oder Schulung des Personals
- etc
ABNAHME & AUSZEICHNUNG
Realisierung
Green Esprit prüft in welchem Ausmaß die Kriterien erfüllt sind, lädt die Nachweise in der Datenbank des Lebensministeriums hoch und darf bei ausreichender Erfüllung (Punktezahl) die Auszeichnung vergeben.
Das vorgegebene Kriterienbündel gleicht einem bunten Blumenstrauß, in dem manche Blüten schon in voller Pracht stehen, andere erst zarte Knospen angesetzt haben: z.B. der Veranstalter erfüllt in der Gastronomie 95% aller Kriterien, jedoch bei der Location sind nur 30% erreichbar. Grüner geht’s (jetzt noch) nicht, aber trotzdem kann die Gesamt-Punktezahl ausreichen.
GMM übernimmt gegenüber dem Lizenzgeber, dem österreichischen Lebensministerium, die Verantwortung, dass die jeweilige Veranstaltung auszeichnungs-würdig ist. Das Lebensministerium behält sich unangekündigte Audits vor.
In der Natur herrscht das Prinzip Trial and Error. In Zeiten knapper werdender Mittel werde Fragen wie „Was hat sich hier ausgewirkt und warum?“ immer lauter. Antworten liefert die Evaluation mit ihren übergeordneten Funktionen:
Kontrolle (Defizite erkennen, um steuernd eingreifen zu können)
Erkenntnis (Erreicht die Maßnahme die Zielgruppe? Akzeptanz des Programms?)
Lernfunktion (gemeinsames Lernen, Innovationen sind möglich)
Legitimation (Nachweis mit welchen Input welcher Output geschaffen wurde)
Viele Evaluations-Anbieter sind große Meinungs- und Marktforschungs-, aber auch Universitätsinstitute und Wirtschaftstreuhänder. Durch Green Esprit wird professionelle Evaluation auch für die erschwinglich, für die ein großer Anbieter zu überdimensioniert in Preis und Leistung ist.
Evaluationen folgen immer einen bestimmten Schema:
- Ziel-Konkretisierung
- Evaluations-Design
- Erhebung
- Interpretation (Analyse)
- Konsequenzen, Maßnahmen
ZIEL-KONKRETISIERUNG
Ziel-Konkretisierung
Das Ziel wird nicht nur exakt definiert sondern auch mit passenden Kriterien plus Indikatoren verbunden, um die Zielerreichung messbar zu machen.
EVALUATIONS-DESIGN
Evaluations-Design
Für die jeweilige Fragestellung wird das passende Design ausgewählt:
Summatives Design:
Am Ende eines Projektes, Programmes, Veranstaltung etc.; kein Einbezug der Stakeholder; quantitativ; Ergebnis: Klares Evaluationsurteil (z.B. Pisa-Studie, Marketing/PR-Projekte: Das Projekt hat die Zielsetzungen xy erreicht/nicht erreicht; die Ergebnisse sind gut/schlecht)
Formatives Design:
Während des Projektes, Programmes, Veranstaltunge etc: Veränderungsvorschcäge während Laufzeit, die umgesetzt und wiederum evaluiert werden; Personen aus der jeweiligen Organisation werden einbezogen: Ergebnis: Konstruktive Aussagen (z.B. Entwicklungshilfe- oder Förderprogramme: Das Programm ist erfolgreich in den Punkten xy und nicht erfolgreich in den Punkten za) )
Experimentelles Design:
vorher / nachher; mit Kontrollgruppen (z.B. Medikament-Zulassung)
Qualitative Designs:
Näher an der Praxis (Feldforschung statt gestellte Laborsituation); Es soll die verschiedenen Sichtweisen und Interpretationen der „Realität“ erfassen, denn:
„Wir können die Welt nicht erkennen, sondern nur erfahren“ (Lueger, Manfred: Grundlagen qualitativer Feldforschung. Wien: WUV, 2000).
Dazu gehört auch das konstruktivistische Design z.B. zur Entwicklung von Programmen.
Selbstevaluative Design:
Beschreibung und Bewertung des eigenen alltäglichen oder beruflichen Handelns nach selbst bestimmten Kriterien z.B. lernende Organisation.
ERHEBUNG
Erhebung
- Zusammenstellung der Instrumente: Fragebögen, Tests, Interviews, Beobachtung, Feldnotizen, Fallanalysen
- Muster „Sample“ auswählen
- Pre-Test der Instrumente (z.B. Leitfaden des Interviews)
- Anwendung
AUSWERTUNG / INTERPRETATION (ANALYSE)
Auswertung / Interpretation (Analyse)
Zusammenfassung, Prozessbeschreibung, Bewertung, Vergleichsanalysen, Wirkungsnachweis, Wirkungsanalyse, Kosten-Nutzen-Analyse mit anschließender Berichterstattung, event. Veröffentlichung
SCHLUSSFOLGERUNGEN, MASSNAHMEN
Schlussfolgerungen, Maßnahmen)
Controlling, Zertifizierung, Vergleich, Zulassung/Akkreditierung, Organisationsentwicklung, Selbstveränderung, Empfehlungen, Aktionspläne
Projektmanagement – Öffentlichkeitsarbeit
